Tugas dan Tanggung Jawab Tata Graha Departemen, Seksi-Seksi Pada Bagian Tata Graha, Seksi Linen dan pakaian seragam kerja (Linen dan Uniform section)
Tugas dan Tanggung Jawab Tata Graha Departemen
Tata graha departemen, untuk kebanyakan hotel merupakan departemen yang memberikan keuntungan yang paling besar. Karena tamu akan menginap tentu banyak mengeluarkan uang lebih banyak untuk menginap bila dibandingkan dengan uang yang harus dibayarkannya untuk makan dan minum dan pengeluaran lain. Sebagai sumber pendapatan, tata graha departemen tentu harus ditangani dengan serius oleh tenaga-tenaga trampil dan professional.
Fungsi tata graha dalam hotel sangat penting. Kelancaraan penyiapan dan pemeliharaan kebersihan kamar ditentukan oleh tata graha oleh karena itu maka tata graha harus diperhatikan dengan baik agar para tamu betah tinggal di hotel.
Beberapa sasaran kerja tata graha adalah:
Bersih
Kebersihan disuatu ruangan dan kamar tamu di hotel sangat menentuan banyak hal. Bila kebersihan terjaga maka tamu menjadi tenang karena sanitasi dan hygine terjamin. Hal ini merupakan kesan pertama tamu dalam menilai sebuah hotel.
Nyaman
Lingkungan dan ruangan suatu hotel yang bersih, menarik, dan tenang dengan pelayanan yang memuaskan akan membuat tamu dan pengunjung merasa nyaman dan betah tinggal serta pada akhirnya tamu tersebut bersedia berunjung kembali ke hotel.
Aman
Faktor penting yang selalu didambakan pengunjung atau tamu pada sebuah hotel adalah keamanan. Keamanan tamu selama berunjung atau menginap di hotel meliputi keamanan pribadi dari kecurian, kebakaran, dan bahaya dari peralatan hotel.
Menarik
Berpedoman pada kebersihan pada setiap ruangan dan ditunjang dengan perlengkapan serta dekorasi yang serasi maka ruangan akan menjadi menarik.
Berikut ini adalah tugas dan tanggung jawab departemen tata graha secara keseluruhan:
Tugas dan tanggung jawab manajemen
Di lingkungan kerja departemen tata graha meliputi tenaga dan material atau bahan-bahan mahal, maka departemen tata graha harus melakukan hal-hal sebagai berikut:
- Mengadakan latihan berkala terhadap karyawan sehingga tercapai efisiensi tenaga secara opitmal.
- Memilih dan menentukan cleaning equipment dan cleaning material yang sesuai dengan kebutuhan.
- Selalu mengadakan inventarisasi terhadap semua barang.
- Mengusahakan sistem komunikasi yang baik.
1) Menciptakan ruangan yang comfortable (menyenangkan).
2) Mengusahakan ruangan yang terjamin kebersihan dan keamanannya misalnya:
(1) Karpet tidak boleh berlipat-lipat.
(2) Air yang menggenang harus segera dikeringkan.
(3) Kaca yang terlalu bersih harus diberi tanda.
(4) Memperhatikan hal-hal kecil tetapi penting, misalnya ruangan yang gelap, kursi-kursi yang melintang, lantai yang telalu licin maupun putung rokok yang masih menyala.
Tanggung jawab terhadap karyawan:
1) Departemen tata graha harus memiliki dedikasi dan saling membantu dan menunjang tanpa mengurangi wewenang masing-masing.
2) Saling menghargai satu sama lain dan selalu disiplin dengan waktu dan tugas masing-masing.
Tugas bagian tata graha adalah sebagai berikut:
- Menciptakan suasana hotel yang bersih, menarik, nyaman, dan aman.
- Memberikan pelayanan di kamar dengn sebaik-baiknya kepada tamu, supaya tamu merasa puas saat berkunjung maupun menginap di hotel.
- Penyiapaan, penataan, dan pemeliharaan kamar-kamar.
- Bertanggung jawab atas pemeliharan kebersihan seluruh outlet dan ruangan umum di hotel.
Ruangan yang Menjadi Tanggung Jawab Tata Graha
1. Ruang tamu
2. Corridor
3. Restaurant dan baquet
4. Ruang kantor
5. Loker karyawan
6. Toilet karyawan
7. Toilet tamu
8. Kolam renang
9. Parkir
Seksi-Seksi Pada Bagian Tata Graha
Menurut Aulia Fadhli dalam buku pengantar housekeeping perhotelan (2017). Luasnya wilayah kerja tata graha departemen, maka untuk menjangkau seluruh wilayah dan area tersebut, tata graha dibagi menjadi beberapa seksi, adapun seksi-seksi yang ada di tata graha departemen adalah sebagai berikut:
Seksi kamar (Room section)
Seksi ini bertanggung jawab terhadap kebersihan kamar tamu. Petugasnya disebut pramugraha atau roomboy (pria) atau roommaid (wanita). Kepala seksinya disebut atau pengawas kamar tamu disebut room supervisior
Adapun tugas-tugas seorang room attendant:
- Selalu memeriksa kondisi kamar pada saat permulaan shift dan mencatat kondisi kamar tersebut.
- Membersihkan dan menggantikan linen kotor di kamar.
- Membersihkan kamar mandi dan kamar tidur .
- Menjaga kebersihanan dan kerapiaan dari segala kotoran.
- Melaporkan kepada supervisor apabila ada kerusakan atau kehilangan.
Seksi Area Umum (Public area section atau Houseman section).
Seksi ini bertanggung jawab terhadap kebersihan dan kelengkapan semua ruangan hotel kecuali kamar tamu. Ruangan-ruangan dibawah seksi pengawasan houseman section adalah ruangan pelayanan umum untuk tamu seperti ruang tunggu, restauran, bar, ruang pertemuan, kamar kecil, ruang ganti pakaian dan sebagainnya. Untuk ruangan seksi umum ini, para petugasnya disebut houseman (pria) housemaid (wanita). Khusus untuk petugas toilet dan ruang ganti pakaian biasanya disebut “toilet attendant”.
Adapun tugas-tugas dari section ini adalah:
- Menjaga kebersihan semua area dan kantor-kantor serta serta function room seperti ruangan yang digunakan untuk kegiatan penyelenggaran rapat, bonus perjalanan, pertemuan, pameran, perjamuan dan lain-lain.
- Melakukan pekerjaan-pekerjaan khusus apabila ada acara tertentu atau perintah dari atasan.
- Memastikan semua sampah-sampah yang ada dihotel terdistribusi dengan baik, mulai dari mebuang sampah atau mengumpulkan sampah-sampah yang ada di tempat sampah dan dibawa ke tempat pembuangan sampah yang disediakan oleh hotel.
Para pekerja area ini disebut dengan linen atau linen boy atau linen attendant. Pengawasannya disebut linen keeper atau “chief of linen room” atau pengawasaan ruang lena. Adapun tugas dan tanggung jawab seksi ini adalah:
1) Mempersiapkan semua jenis lena yang dibutuhkan oleh hotel.
2) Mengatur semua jenis pakaian seragam kerja seluruh karyawan hotel.
(1) Linen and uniforrm supervisior
(2) Linen supervisior
(3) Uniform supervisior
(4) Linen attendant
(5) Uniform attendant
(6) Tailor/seamstress
3) Mengatur linen-linen yang sudah bersih dan menempatkan sesuai dengan prosedur yang berlaku.
4) Mengumpulkan linen-linen dari tata graha dan mengantarkan ke binatu.
5) Membuat laporan persediaan linen setiap hari.
Kelancaran untuk setiap tugas-tugas pada setiap seksi-seksi yang ada, maka dibutuhkannya seksi gudang tata graha. Seksi ini mengatur kelancaran dan tepat gunannya alat-alat secara akurat. Peralatan tersebut disimpan di gudang tata graha. Kepala seksi gudang tata graha disebut store keeper.
Secara teknis, tanggung jawab seksi ini adalah sebagai berikut:
1) Menyimpan peralatan dengan teratur, sehingga kerusakan dapat dihindari dan distribusi dapat dilaksanakan dengan cepat.
2) Memasukkan peralatan tata graha yang diambil dari general store.
3) Mendistribusikan kepada seksi-seksi yang memerlukan sesuai dengan permintaan.
4) Melakukan inventory terhadap semua peralatan secara berkala.
5) Mengajukan permintaan kepada general store atas persetujuan kepada tata graha.
Seksi Pengadaan Bunga (Florist)
Bunga sangat identik dengan keindahan, maka dari itu untuk menciptakan suasana indah disetiap ruangan yang ada di lingkungan hotel diperlukan tanaman hias dan karangan atau rangkaian bunga. Dalam hotel besar, keperluan ini ditangani seksi pemeliharaan bunga atau florist section.
Adapun tugas utama dari seksi ini adalah:
1) Mempersiapkan, mengadakan atau melakukan rangkaian bunga-bunga.
2) Penyimpanan tanaman hias atau rangkaian bunga.
3) Mengirim atau mendistribusikan bunga-bunga sesuai dengan fungsinya.
4) Pengambilan peralataan (dear up).
Kegiatan pencucian yang dimaksud disini meliputi kegiatan mencuci, mengeringkan, menyetrika dan mengadakan pencatatan (administrasi). Kepala seksi ini disebut kepala dobi atau laundry supervisior.
Seksi ini bertanggung jawab untuk hal-hal berikut ini:
1) Pencucian pakaian tamu.
2) Pencucian semua linen hotel
3) Pencucian pakaian seragam karyawan hotel