Sejarah Singkat Hotel JW Marriott Jakarta, Struktur Organisasi Tata Graha di Hottel JW Marriott Jakarta

Sejarah Singkat Hotel JW Marriott Jakarta

Hotel JW Marriott Jakarta merupakan bagian dari Marriott International. Marriott International adalah suatu perusahaan penginapan besar yang kurang lebih telah menyediakan 2800 penginapan di Amerika dan 67 lainnya di berbagai wilayah dan negara. Pusat dari Marriott International sendiri terletak di Washington D.C Amerika Serikat.

Cabang Marriott Internasional diantaranya JW Mariott, The Ritz Carlton, Renaissance, Residance Inn, Courtyard, Twone place Suite, Fairfield Inn, Spring Hill Suite, dan Bvlgari. JW Marriott dibangun sebagai bentuk apresiasi kepada Jhon Williard Marriott. 

JW Marriott Internasional mempunyai Core Values and Culture (nilai inti budaya) kami percaya bahwa kekuatan kami berpakar pada 5  nilai inti:

1. Put people first
2. Pursue excellance
3. Embrance change
4. Act with integrity
5. Serve our world

Nilai-nilai ini adalah warisan dan masa depan kita. Karena kami mendorong anda untuk membuat perusahaan perhotelan Marriott di dunia, dan menjadi perusahaan perjalanan favorit di dunia ini, kami tidak pernah melupakan prinsip pendirian kami dan warisan kami. Bisnis  kita terus berkembang tapi kita akan selalu setia terhadap siapa diri kita, karena kita percaya bisnis kita sama pentingnya dengan bisnis. Arti logo “griffin” adalah mitos mahluk yang melambangkan keberanian dan kekuatan singa dan tingginya visi elang. 

Core Value JW Marriott Hotel Jakarta:

1. Authentic, Hotel JW Marriott Jakarta mengedepankan ciri khasnya sebagai business hotel. Dan juga memperkenalkan kebudayaan Indonesia sebagai keunikan dari masyarakat Indonesia, kepada para the enrichment seekers (guest) yang datang
2. Intuitive, Hotel JW Marriott Jakarta melakukan tugasnya sebelum the enrichment seekers (guest) memintanya, acting before being ask.
3. Crafted, sebagai tenaga ahli JW Marriot Hotel Jakarta sudah selayaknya untuk menunjukkan kemampuannya dalam menarik perhatian dan mendapatkan balasan yang positif dari para the enrichment seekers (guest).
4. Warm, keramah-tamahan dari para tenaga Hotel JW Marriot Jakarta merupakan awal dari kesuksesan dalam melayani para the enrichment seekers (guest). 

The JW Marriott komitmen: kami percaya dalam mengembangkan pengalaman yang memperkaya berdasarkan minat tamu kami yang memperdalam dan membentuk kehidupan mereka. Bersama-sama kami mengatur pengalaman yang dipersonalisasi dengan perhatian bahkan pada detail terkecil sekalipun. Pengalaman JW Marriott secara otentik mencerminkan lingkungan, menanamkan rasa harmoni dan kesejahteraan, dan dengan susah payah menghadirkan kenangan abadi.

Struktur Organisasi Tata Graha di Hottel JW Marriott Jakarta

Tugas dan Tanggung Jawab 

Executive Housekeeper 

Secara struktur organisasi, Executive Housekeeper adalah orang nomor satu dalam organisasi tata graha, wilayah pekerjaannya tentu sangat luas meliputi aspek operational dan administrasi.

Seorang Executive Housekeeper dituntut untuk dapat menganalisa, memprediksi, membuat estimasi yang benar dan execute yang tepat sasaran. Tanggung jawab yang di embannya sangat besar, reporting  langsung kepada Room Division Manager atau Executive Assistant Manager atau dapat  juga langsung kepada General Manager, hal ini disesuaikan dengan struktur organisasi yang dibuat management.

Berikut adalah beberapa tugas dan kewajiban pokok seorang executive housekeeper secara garis besar ;

1. Mengkoordinir seluruh seksi yang berada dalam organisasi tata graha departemen.
2. Membuat planning strategy perubahan atau penggantian, penambahan asset untuk semua seksi yang tentunya disesuaikan dengan budget yang ditentukan.
3. Membuat dan mengajukan ilustrasi budget.
4. Melakukan evaluasi hasil kerja dan mencari metode-metode baru mengenai sistem kerja maupun alat-alat yang lebih efisien untuk mendapatkan hasil kerja yang maksimal.
5. Melakukan obeservasi dan melakukan purchase request untuk kebutuhan barang-barang (alat-alat) keperluan tata graha.
6. Melakukan kontrol dalam segi managing cost atau penghematan tanpa mengurangi kualitas pelayanan.
7. Melakukan inspeksi dengan metode on the spot cheking.
8. Supervisi yang details terhadap semua kegiatan operasional .
9. Analisa terhadap segala bentuk keluhan dan action yang tepat dengan memberikan solusi yang baik.
10. Coaching, Training untuk semua staf tata graha.
11. Melakukan internal meeting yang rutin untuk evaluasi hasil kerja dan solving problem yang timbul.
12. Secara periodik mengadakan analisa tentang pemakaian barang-barang kebutuhan di departemen tata graha.

Selain tugas-tugas dan kewajiban yang tertera diatas adapula pekerjaan-pekerjaan yang merupakan tugas dan kewajiban tambahan sebagai seorang executive housekeeper. Tugas itu diantaranya:

1. Membantu kelancaran operasional dari berbagai kegiatan yang ada kaitannya dengan tata graha.
2. Melakukan penilaian dan monitoring penampilan kerja assistant dan semua karyawan
3. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.
4. Negosiasi dengan supplier.

Assistant Executive Housekeeper

Pada Umumnya tugas dan jabatan assistant executive housekeeper yaitu membantu tugas yang di kerjakan kepada Executive housekeeper. Wilayah tugasnya adalah hampir sama dengan tugas dan kewajiban executive haousekeeper. Posisi yang berhubungan dan merupakan stafnya  langsung yaitu semua supervisor section. Adapun seorang assistant executive housekeeper bertanggung jawab dan reporting kepada Executive Housekeeper.

Adapun tugas dan kewajiban pokoknya secara garis besar adalah:

1. Menerima laporan atau room status dari Front Office department. 
2. Membuat perencanaan, General cleaning, maintenance, special project, tata ruang dll.
3. Mengevaluasi hasil kerja dan mencari metode-metode baru mengenai sistem kerja.
4. Mengusulkan dan mengusahakan pengadaan alat–alat kerja yang effektif dan effisien dalam kegiatan tata graha .
5. Mengawasi dan membuat perencanaan mengenai penambahan asset, gardening termasuk budgetnya yang disesuaikan dengan room occupancy dan pengendaliannya.
6. Melakukan controlling  dalam segi penghematan atau managing cost.
7. Random checking  di semua wilayah kegiatan tata graha dan dengan metode  on the spot checking
8. Mengawasi dengan details setiap pekerjaan yang dilakukan bawahannya  dengan tujuan membangun kualitas kerja yang baik.
9. Menampung, menganalisa setiap keluhan dari karyawan ataupun tamu dan melakukan tindakan– tindakan untuk solving problem.
10. Menyelenggarakan training, coaching dan menthoring untuk semua staf tata graha.
11. Menyelenggarakan internal meeting dalam rangka  evaluasi kerja.
12. Membuat schedule dan log inventory peralatan tata graha secara periodeik guna melakukan analisa tentang pemakaian barang-barang kebutuhan di departement tata graha .

Selain tugas dan kewajiban diatas, seorang assistant executive housekeeper harus dapat:

1. Membantu kelancaran operasional.
2. Melakukan penilaian atau appraisal  penampilan kerja bawahan langsung.
3. Monitoring  masalah produktivitas kerja.
4. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.
5. Menyelenggarakan briefing dan meeting
6. Runner 

Runner adalah petugas yang bertugas mengumpulkan linen, melengkapi, towel, guest supplies, aminities di kamar apabila di telah habis stoke distore linen, mengambil request guest aminities, supplies di store, menangani tamu request.

Tugas dan tanggung jawab runer sebagai berikut:

1. Mengumpulkan linen dan  menghitung jumlah linen tersebut: seperti  bath towel, bat math, sheet, duvee
2. Melengkapi towel atau guest aminities yang kurang di kamar sebelum tamu chek in
3. Mengambil request guest aminities, supplies yang telah di pesan oleh roomboy atau roomaid untuk ketersedian di troley.
4. Menunngu telephone di office dari tamu maupun operator untuk menangani keperluan tamu di tata graha, ataupun untuk make up kembali kamar tersebut.

Public Area Attendant

Staff atau karyawan yang bertanggung jawab atas kebersihan, kelengkapan, kenyamanan ruangan yang meliputi banyak orang dan kebersihan disebut dengan posisi public area attendant.

Dibawah ini beberapa job description seorang public area attendant:

1. Membersihkan seluruh public area seperti office, lobby, restaurant, lounge, bar, restroom, meeting room, dan lainnya.
2. Membersihkan dan melakukan pemeliharaan furniture, lantai, karpet, kaca-kaca, pintu dan bingkainya, astray di setiap meja dan standing astray yang ada di public area.
3. Memelihara setiap perlengkapan atau peralatan yang digunakannya untuk bekerja.
4. In charge pada ruangan yang sednag digunakan untuk kegiatan atau event  function, meeting, party dan lain-lain.
5. Membuang sampah-sampah yang ada di setiap astray dan standing astray pada tempatnya.
6. Merawat pot tanaman dan membersihkannya dari sampah-sampah di sekelilingnya. 
7. Merubah dan mengatur kembali susunan tanaman yang sudah tidak sesuai lagi.
8. Membersihkan parkir area.
9. Melaporkan segala kerusakan, kehilangan, kejadian-kejadian yang tidak semestinya kepada HK Supervisor.
10. Melaksanakan general cleaning sesuai dengan jadwal.
11. Menerima dan melaksankaan tugas yang diperintahkan public area supervisor.
12. Bekerjasama dengan baik dengan rekan kerja departemen lainnya.

Order Taker 

Order taker section merupakan section dengan tugas dan kewajiban secara garis besarnya adalah sebagai berikut:

1. Menerima laporan status kamar dari front office department, event function sheet dari F&B department dan di distribusikan kepada setiap supervisor setiap section.
2. Mencatat dan melaporkan mengenai “Missing Article”, damages serta hasil perbaikannya.
3. Menerima setiap order yang memalui dengan sambungan telepon atau direct, untuk diteruskan atau di follow up.
4. Mengelola  administrasi dengan baik .
5. Membuat  setiap purchase  request untuk setiap material requisition
6. Bertanggung jawab atas persediaan  peralatan administrasi (office).
7. Menerima laporan kerusakan dan membuat work order.
8. Menghandle lost and found.
9. Membuat log inventory linen, guest supplies, cleaning supplies dalam system.
10. Membuat laporan tentang lost, damage  report.
11. Memberikan perhatian khusus untuk function atau even –event VIP.

Room Attendant 

1. Mengecek semua kamar pada permulaan shift dan mengisinya pada room boy sheet dengan kode yang ditentukan sesuai dengan status.
2. Mengambil linen atau towel, cleaning supplies, guest supplies, dan perlengkapan atau peralatan kerja lainnya, kemudian diatur ke trolley dan lain-lain.
3. Mengontrol inventory, kondisi kebersihan dan kelengkapan setiap kamar di lantai masing-masing.
4. Membersihkan, mengganti dan melengkapi kelengkapan tempat tidur, bathroom, living room sesuai dengan standar yang ditentukan.
5. Making bed dengan teknik yang benar.
6. Mengganti linen atau towel yang kotor di setiap kamar.
7. Melakukan moping, vacuum cleaning dan shampoing carpet.  
8. Melaporkan segala kerusakan, kehilangan, atau kejadian yang tidak layak kepada floor supervisor.
9. Menolong valet (laundry) untuk mengumpulkan cucian tamu yang di laundry.
10. Menolong room service mengeluarkan piring atau alat makan yang kotor.
11. Merapikan kembali linen atau towel, sisa guest supplies, cleaning supplies, cleaning equipment ke  station floor atau pantry  masing-masing.
12. Membersihkan atau mengatur kembali trolley chart.
13. Menerima dan melaksanakan tugas yang diperintahkan floor supervisor.