Pengelolaan Website, Internet dan Dunia Kerja, Aplikasi Website dalam Public Relations, Keuntungan Aplikasi Website, Internet Sebagai Media Publisitas, Mengelola Website, Efektivitas Website

KAJIAN PUSTAKA TENTANG PUBLIC RELATIONS

Pengelolaan Website

Meningkatnya kebutuhan atas informasi dalam kehidupan manusia telah berdampak signifikan bagi perkembangan teknologi komunikasi. Dengan semakin berkembangnya teknologi komunikasi, interaksi yang dilakukan manusia pun tidak lagi dibatasi oleh ruang dan waktu. Dalam hitungan detik, kejadian di suatu benua dapat diketahui oleh masyarakat benua lain.

Imbas dari perkembangan teknologi juga sangat terasa dalam pekerjaan humas. Perkembangan informasi yang cepat karena kehadiran internet serta tuntutan pasar akan respon yang cepat dari setiap perubahan dan kebutuhan informasi yang up to date memaksa humas untuk menyesuaikan diri. Humas dituntut hadir sebagai humas modern yang dapat menyesuaikan diri dengan perkembangan zaman. Pesan yang disampaikan oleh humas bukan hanya disampaikan melalui media konvensional, melainkan melalui semua media dengan transfer yang sangat cepat. Salah satu contoh media tersebut adalah website.

Perkembangan teknologi serta situasi dan kondisi masyarakat yang terus berubah melahirkan suatu pendekatan baru dalam pekerjaan humas yang disebut electronic public relations (E-PR) atau humas elektronik. E-PR merupakan cara yang dilakukan oleh humas untuk menjalin hubungan dengan khalayaknya menggunakan media internet. Fokus utama E-PR adalah membidik media online dan mengadakan kerja sama dengan mereka untuk menyampaikan pesan-pesan humas. Melalui media online ini, humas dapat menyampaikan pesan-pesannya dalam bentuk press release, advertorial, informasi tentang produk, atau jasa yang dihasilkan oleh perusahaan bersangkutan maupun informasi tentang bisnis perusahaan tersebut kepada khalayak.

Internet: Dunia Kita

Perkembangan teknologi komunikasi memungkinkan penggunaan berbagai macam media untuk menyampaikan pesan. Salah satu media baru yang saat ini mulai banyak digunakan adalah internet. Internet merupakan suatu media yang sangat besar manfaatnya, maka tidak lah berlebihan jika disebut sebagai cyberspace, komunikasi baru dari masyarakat dunia. Berbagai bidang kehidupan tidak lepas dari internet. Memang pada mulanya internet hanya dikenal oleh para ilmuwan. Penggunaannya pun lebih banyak untuk riset-riset sains dan militer. Seiring perkembangan zaman, penggunaan internet meluas menjangkau berbagai aspek kehidupan. Pada saat ini internet telah menjadi media dalam dunia hiburan, sains, relasi, promosi, dan pemasaran.

Karakteristik Internet

Internet adalah media komunikasi baru. Sebelumnya, telah ada surat kabar, film, televisi, dan radio. Saya lebih suka menganggap internet bukan media komunikasi massa. Memang saat ini beberapa media massa membuat versi online, seperti kompas.com, detik.com, dan liputan6.com. Tetapi, internet juga bisa diakses secara lebih personal, misalnya melalui chatting. Karena itu saya memasukannya ke dalam jenis media baru, yaitu computer-mediated communication (CMC).

Dibanding media lama, berikut keunggulan internet:

1. Desentralisasi. Dapat diartikan pusat informasi tidak lagi pada pemasok komunikasi. Setiap individu, kelompok, atau institusi bisa menjadi pemasok komunikasi. Individu dan institusi bisnis bisa membuat blog atau website sendiri;
2. Kemampuan Tinggi. Dalam arti tidak terjadi hambatan komunikasi yang disebabkan oleh pemancar sinyal. Karena menggunakan satelit dan kabel, internet dapat menyediakan informasi yang beragam secara cepat;
3. Timbal balik dalam arti ada interaksi langsung antara sumber dengan penerima;
4. Kelenturan atau fleksibilitas pada bagian isi, bentuk, atau penggunaan;
5. Menyediakan fasilitas komunikasi impersonal dan personal sama baiknya. Saat ini, pengguna bukan hanya dapat mengirim email, tetapi dapat berinteraski secara lebih personal melalui fasilitas chatting yang juga dilengkapi online video. 

Fasilitas-fasilitas yang bisa digunakan

Kelebihan-kelebihan tersebut dapat dirasakan pengguna, karena internet dilengkapi berbagai sarana pertukaran informasi, yaitu:

1. Email, merupakan aplikasi paling banyak dan luas penggunaannya, juga merupakan fasilitas yang dikembangkan paling awal di internet. Dengan email kita dapat menyusun, mengirimkan, membaca, membahas, dan mengelola pesan secara elektronik dengan cepat dan tepat. Saat ini email adalah fasilitas yang menjadi sumber dominan lalu lintas dan sarana penyampaian yang mudah disesuaikan.
2. World Wide Web (WWW), merupakan multimedia pertama. Saat ini merupakan fasilitas paling popular, karena menawarkan alamat-alamat lain di internet secara langsung melalui pranala yang telah disediakan. Website dapat dikunjungi oleh siapa saja dengan peramban dalam komputer yang tersambung internet. Setelah dimunculkan pertama kali, WWW menjadi begitu cepat berkembang dan populer dengan berbagai kecanggihan dan kemudahan.
3. Gopher, merupakan peramban pertama berbentuk menu. Merupakan program internet yang digunakan untuk mempermudah pencarian, penarikan, dan pengambilan informasi, karena menyediakan struktur berbentuk direktori dan subdirektori.
4. Usenet Groups (Newsgroup), merupakan kelompok diskusi dalam Use Net yang mambahas suatu topik masalah tertentu. Dalam newsgroup pengakses dapat membaca, menulis, membahas, meneruskan, dan mengirim artikel. Menggunakan ruang chat internet untuk mendiskusikan bidang-bidang yang menjadi minat bersama.
5. IRC (Internet Relay Chat), percakapan berbasis teks langsung.
6. Finger, sebuah cara berbagi informasi.
7. Telnet (log in jarak jauh), memungkinkan kita untuk masuk sebagai pemakai jarak jauh guna mengendalikan, dan menjalankan program layanan yang ada di komputer tersebut. Jadi, telnet berguna untuk menghubungkan diri ke komputer jarak jauh dan menggunakan sistem-sistem komputer jarak jauh di universitas-universitas, kantor-kantor pemerintah, serta perusahaan-perusahaan.
8. Mailing List, merupakan perluasan penggunaan email. Dengan fasilitas ini pengakses yang telah memiliki alamat email bisa bergabung dan ikut berdiskusi dalam suatu kelompok diskusi untuk memecahkan masalah bersama-sama, dengan saling memberikan saran pemecahan.
9. File Transfer Protocol (FTP) merupakan program aplikasi yang merealisasikan konsep klien. FTP memungkinkan para pemakai internet untuk terhubung ke suatu komputer melalui internet, kemudian mengakses isi direktori yang ada di dalamnya dan dapat menyalin atau mentransfer file-file komputer lokal miliknya.
10. Hyperlink, spot-spot pada halaman website yang dapat diklik oleh pengguna untuk berpindah ke spot lain. Baik dalam dokumen yang sama, dalam website yang sama, maupun dalam website lain.
11. Multimedia, sebuah sistem komunikasi yang menawarkan perpaduan teks, grafik, suara, video, dan animasi. Akhir-akhir ini WWW telah menyajikan streaming multimedia atau audio dan video yang tersedia melalui website.
12. Intranet, jaringan yang bersifat terbatas aksesnya dan mempunyai prinsip kerja seperti web. Intranet merupakan jaringan komunikasi antara perusahaan dengan karyawan secara lebih terbuka dan bisa diakses seluruh karyawan melalui internet.

Aplikasi Website dalam Public Relations

Dari gambaran tersebut, dapat dikatakan bahwa penggunaan internet dalam praktik public relations adalah suatu keniscayaan. Jika public relations tidak mengaplikasikan media ini bisa dikatakan dia sudah ketinggalan. Apalagi di tengah kompetisi global semacam ini. Pemanfaatan jaringan internet misalnya website berarti menambah variasi media informasi publik. Variasi media berarti memungkinkan variasi kemasan pesan.Ini penting agar pola penyabaran informasi tidak monoton. Selain itu, public relations memperhatikan perilaku dan kebutuhan publik dalam mengkonsumsi informasi. Ini berkaitan dengan perubahan konsumsi informasi yang membutuhkan kecepatan sumber informasi. Ketika perusahaan mengaplikasikan teknologi internet dalam operasional perusahaan, misalnya memiliki website, maka akan menempelkan citra tertentu sebagai perusahaan yang responsif, lebih informatif, lebih canggih, berteknologi tinggi, dan lebih dekat dengan pasar intelektual dan “kaum muda”.

Penggunaan website untuk menunjang kegiatan public relations memunculkan konsep public relations on the net atau E-PR. Melalui internet, dimungkinkan menjalin hubungan baik untuk mempertahankan dukungan publik.

Keuntungan Aplikasi Website

Di bawah ini merupakan berbagai keuntungan yang didapat dari aplikasi website dalam praktik public relations.

1. Komunikasi dengan biaya murah dan cepat sampai ke publik.
2. Sarana mendapatkan informasi kemajuan dunia.
3. Memelihara hubungan dengan media.
4. Membentuk kelompok diskusi atau bisnis dan membentuk opini publik.
5. Sarana promosi dan pencitraan korporat.
6. Menghemat waktu.
7. Mendukung program pemasaran.
8. Komunikasi efektif.
9. Memenuhi kebutuhan publik.
10. Menuju pemasaran global.
11. Menggapai publisitas media online.
12. Ketergantungan pada media massa konvensional bisa dikurangi.

Internet sebagai Media Publisitas 

Internet telah memungkinkan public relations untuk lebih bebas berkreasi dalam membuat pesan-pesan publisitas. Pesan publisitas dapat secara langsung disebarkan lewat website perusahaan tanpa perlu diseleksi oleh media massa dan publik bisa secara langsung mengaksesnya. Berdasarkan pendapat Julius Bob Onggo, terdapat beberapa strategi menggapai publisitas melalui media internet. Beberapa strategi itu antara lain:

1. Publisitas lewat email, mencakup cara menulis email yang efektif.
2. Publisitas lewat kartu nama elektronik, yaitu kartu yang diterima di seluruh dunia (signature file). Public Relations dapat memasukkan kartu nama elektronik di bagian akhir email sebagai alat identitas.
3. Publisitas lewat autoresponder, suatu program penjawab email secara otomatis dan cepat. Program ini dapat meringankan pekerjaan PR dalam menjawab pertanyaan-pertanyaan.
4. Publisitas lewat komunitas online, disebut juga sebagai online forum, newsgroup, discussion group. Ini adalah kumpulan orang-orang yang mengobrol di suatu situs.
5. Publisitas lewat milis (mailing list), yaitu daftar alamat email. Memiliki milis akan mempercepat pengiriman infromasi ke sekumpulan orang banyak.
6. Publisitas lewat e-zine (electronic/magazine/newsletter, yaitu versi online dari suatu majalah atau publikasi online.

Mengelola Website 

Website perusahaan adalah sarana komunikasi yang pertama kali dan paling populer dilihat oleh individu ketika membutuhkan informasi tentang suatu perusahaan atau organisasi. Karena itu, pada abad ini setiap perusahaan mesti melengkapi sarana komunikasinya dengan membuat website.

Alamat web menjadi lebih dari sekadar “homepage” perusahaan. Web menjadi rumah “virtual” perusahaan. Bagi konsumen, web adalah tempat menemukan perusahaan sehingga web menjadi rumah nyata bagi perusahaan senyata alamat fisiknya. Bagi sejumlah besar perusahaan, web adalah poin kontak primer, tempat orang tahu di mana menemukan alamat perusahaan. Agar berdaya guna, website perlu dikelola dengan baik.

Untuk membuat website menarik, penamaan website memegang peran penting. Dalam memberi nama perlu diperhatikan pertama, nama diupayakan unik, kedua nama jangan terlalu panjang sehingga mudah diingat, ketiga nama mesti disesuaikan dengan kategori website tersebut, keempat mudah diucapkan.

Mengelola Email 

Bagi praktisi public relations, komunikasi lewat email merupakan makanan sehari-hari. Karena itu, email perlu dikelola dengan baik, artinya public relations harus mengatur bagaimana berkomunikasi yang efektif menggunakan email. Berikut disampaikan beberapa tips menulis email yang efektif, yaitu: Tulis subject line yang menarik, gunakan email merge, gunakan nama pribadi; Tulis secara informal, santai dan jangan terlalu formal. Usahakan penyampaian secara singkat dan to the point, gunakan prinsip piramida terbalik; Tulis http:// sebelum kata www, ketika anda memberikan rujukan alamat URL. Tujuannya agar penerima dapat langsung mengklik pranala tersebut; Hindari penggunaan font dan grafik atau gambar yang tidak kompatibel, mengingat tidak semua program email dapat membacanya; Periksa kata-kata dan ejaan mengingat email mudah diteruskan dan menyebar ke orang lain; Dan minta penerima untuk memberikan respons.

Efektivitas Website 

Beberapa hal yang bisa dilakukan public relations untuk mengevaluasi efektivitas website adalah:

1. Menghitung jumlah orang yang mengunjungi dan memberikan informasi perinci mengenai dirinya pada website yang disediakan public relations.
2. Mengukur tingkah laku khalayak. Pengukuran dapat dilakukan pada berapa banyak orang yang memberikan umpan balik melalui saluran-saluran yang tersedia dan berapa banyak yang menggunakan jasa perusahaan.
3. Memantau liputan media. Berapa banyak informasi yang tersedia di website dijadikan sumber berita oleh media.
4. Memantau penambahan database. Sifat internet yang “one to one” memungkinkan public relations mendapatkan informasi perinci tentang khalayak sasaran yang tidak dapat diperoleh dari media konvensional.

Keterkaitan Antar Konsep

Pada era saat ini, perkembangan teknologi komunikasi sudah semakin pesat dan terlebih lagi saat ini banyak media-media baru yang sangat bermanfaat bagi para masyarakat. Seperti contohnya bagi para praktisi public relations, dengan adanya media baru tersebut bisa mempermudah pekerjaan mereka.Salah satu contoh medianya adalah internet. Internet merupakan suatu media yang sangat besar manfaatnya, maka tidaklah berlebihan jika disebut sebagai komunikasi baru didunia masyarakat. Bagi para praktisi humas yang telah mengadopsi atau menggunakan media internet atau yang biasa disebut dengan PR On The Net, adanya media internet ini dapat membantu mereka dalam perkerjaannya seperti promosi, menyebarkan informasi-infromasi kepada khalayaknya.

Fasilitas-fasilitas yang dapat digunakan melalui internet salah satunya adalah website. Di dalam website tersebut bisa dituliskan mengenai identitas suatu perusahaan, kegiatan-kegiatan, sampai dengan melakukan promosi-promosi. Melalui website ini, informasi yang ingin di sampaikan dapat menjangkau khalayak secara luas, dan baik buruknya website tersebut juga akan dapat berdampak terhadap citra perusahaan itu sendiri.

Praktisi Public Relations merasa dimudahkan dengan kehadiran Website secara langsung mereka dapat langsung menyebarkan berbagai informasi tanpa harus menggunakan media lama yang terkesan kuno atau ketinggalan jaman. PR On The Net hadir di era ini untuk meyelamatkan para Praktisi Public Relations dalam menghadapi era baru.

Dalam hal ini, keterkaitan antara konsep tersebut dengan penelitian yang dilakukan penulis adalah penulis ingin meneliti mengenai Pengelolaan Website PT Seduh Sedap Nikmat mengenai terkait website www.sesenikmat.co.id yang dianggap kurang update oleh regular costumers Sesenikmat dan bagaiamana cara- cara yang akan dilakukan PT Seduh Sedap Nikmat dalam menangani kasus kurang updatenya informasi-informasi terhadap keluhan dari regular costumers Sesenikmat mengenai informasi yang kurang update di website.