Pengertian Prosedur, Vendor, Piutang Usaha, Utang Usaha, Jenis-jenis Hutang, Pengendalian Internal Hutang Usaha, Tujuan Pemeriksaan Atas Hutang Usaha
Pengertian Prosedur
Menurut Azhar Susanto (2013 : 264), prosedur adalah :
“Rangkaian aktivitas atau kegiatan yang dilakukan secara berulang-ulang dengan cara yang sama”.
Menurut Ardiyose (2013 : 5), berpendapat bahwa :
“Prosedur adalah suatu bagian sistem yang merupakan rangkaian tindakan yang menyangkut beberapa orang dalam satu atau beberapa bagian yang ditetapkan untuk menjamin agar suatu kegiatan usaha atau transaksi dapat terjadi berulang kali dan dilaksanakan secara beragam”.
Mulyadi (2016:4) berpendapat bahwa :
“Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam 1 (satu) departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi secara berulang-ulang.”
Berdasarkan pengertian prosedur diatas maka dapat disimpulkan bahwa prosedur adalah prosedur kerja yang tersusun yang melibatkan beberapa departemen atau lebih untuk menangani traksaksi perusahaan yang terjadi secara berulang-ulang dan untuk menghindari terjadinya penyimpangan dalam menjalankan visi dan misi serta tujuan sebuah instansi, lembaga atau perusahaan.
Pengertian Vendor
Menurut Irham Fahmi , Vendor (2013:62) adalah :
“Penjual atau Pemasok, yang berarti vendor akan terus memproduksi barang-barang untuk kemudian dibeli oleh perusahaan yang memproduksi barang
Menurut Gumelar Ardiyansyah Vendor (2018) adalah :
“Vendor atau suplier adalah lembaga, perorangan atau pihak ketiga yang menyediakan bahan, jasa, produk untuk diolah atau dijual kembali atau dibutuhkan oleh perusahaan untuk meningkatkan kinerja perusahaan.”.
Menurut Rinarto (2014), mendefinisikan Vendor adalah :
“vendor atau pihak ketiga yang menyediakan bahan atau kebutuhan yang akan digunakan untuk keperluan dagang/diolah kembali yang aplikasikan berupa data yang akurat dalam jumlah dan keterangan yang terperinci yang menjadi kebutuhan perusahaan user atau konsumen yang mewujudkan kinerja perusahaan”.
Berdasarkan beberapa pernyataan diatas, dapat disimpulkan bahwa pihak ketiga adalah perusahaan yang menyediakan bahan atau kebutuhan yang akan digunakan untuk keperluan dagang/diolah kembali yang aplikasikan berupa data yang akurat dalam jumlah dan keterangan yang terperinci yang menjadi kebutuhan perusahaan user atau konsumen yang mewujudkan kinerja perusahaan.
Pengertian Piutang Usaha
Menurut Weygandt Kimmel Kieso (2013 : 368) piutang adalah sebagai berikut :
“Piutang adalah jumlah yang dapat ditagih dalam bentuk tunai dari seorang atau perusahaan lain”.
Menurut Warren, et al., (2013 : 442) pengertian piutang yaitu :
“Piutang adalah meliputi semua klaim dalam bentuk uang terhadap pihak lainnya, termasuk individu, perusahaan atau organisasi lainnya”.
Menurut Hery (2013 : 181) menjelaskan piutang adalah sebagai berikut :
“Piutang adalah sejumlah tagihan yang akan diterima oleh perusahaan umumnya dalam bentuk kas dari pihak lain”.
Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa piutang usaha adalah semua tuntutan atau tagihan kepada pihak lain dalam bentuk uang yang timbul dari penjualan barang/jasa secara kredit ataupun pinjaman dana ke perusahaan.
Pengertian Hutang Usaha
Menurut Rusdianto (2013:13) bahwa :
“Hutang merupakan kewajiban yang dimiliki oleh pihak perusahaan yang bersumber dari dana eksternal baik yang berasal dari sumber pinjaman perbankan, leasing, penjualan obligasi dan sejenisnya”.
Menurut Hery, (2016:4) bahwa :
“Hutang adalah pengorbanan atas manfaat ekonomi yang mungkin di masa depan, yang timbul dari kewajiban entitas pada saat ini, untuk menyerahkan aset atau memberikan jasa kepada entitas lainnya di masa depan sebagai hasil dari transaksi atau peristiwa di masa lampau”.
Menurut Fahmi (2013:160) bahwa :
“hutang adalah kewajiban (liabilities). Maka liabilities atau hutang merupakan kewajiban yang dimiliki oleh pihak perusahaan yang bersumber dari dana eksternal baik yang berasal dari sumber pinjaman perbankan, leasing, penjualan obligasi dan sejenisnya. Karena itu suatu kewajiban adalah mewajibkan bagi perusahaan melaksanakan kewajiban tersebut dan jika kewajiban tersebut tidak dilaksanakan secara tepat waktu akan memungkinkan 12 bagi suatu perusahaan menerima sanksi atau akibat. Sanksi dan akibat yang diperoleh tersebut berbentuk pemindahan kepemilikan asset pada suatu saat”.
Dari pengertian diatas dapat disimpulkan hutang merupakan kewajiban yang harus dibayarkan secara tunai ke pihak lain dalam jangka waktu tertentu. Ukuran perusahaan akan berpengaruh terhadap kemudahan perusahaan dalam memperoleh hutang. Perusahaan besar memiliki jaminan yang besar dapat dijadikan jaminan dalam hal pelunasan hutang yang lebih besar daripada perusahaan kecil. Perusahaan besar juga memiliki kecenderungan untuk menggunakan pendanaan hutang daripada perusahaan yang berukuran kecil karena aksebilitas perusahaan ke pasar modal.
Kajian Pustaka
Berikut adalah beberapa karakteristik prosedur menurut Mulyadi (2016:6), diantaranya adalah :
- Prosedur penunjang tercapainya tujuan organisasi.
- Prosedur mampu menciptakan adanya pengawasan yang baik dan menggunakan biaya yang semaksimal mungkin.
- Prosedur menunjukkan urutan-urutan yang logis dan sederhana.
- Prosedur menentukan adanya penetapan keputusan dan tanggung jawab.
- Prosedur menunjukan tidak adanya keterlambatan atau hambatan.
Manfaat Prosedur
Menurut Mulyadi (2016), manfaat prosedur antara lain :
- Lebih memudahkan dalam langkah-langkah kegiatan yang akan datang.
- Mengubah pekerjaan yang berulang-ulang menjadi rutin dan terbatas, sehingga menyederhanakan pelaksanaan dan untuk selanjutnya mengerjakan yang perlunya saja.
- Adanya suatu petunjuk atau program kerja yang jelas dan harus dipenuhi oleh seluruh pelaksana.
- Membantu dalam usaha meningkatkan produktifitas kerja yang efektif dan efisien.
Tahapan Penulisan Prosedur
Berikut beberapa tahapan penulisan prosedur menurut Nuraida (2014:54) adalah sebagai berikut :
- Indentifikasi pekerjaan yang akan dikerjakan dan dianalisis dengan sistem yang sudah ada.
- Selaraskan logika prosedur yang akan dibuat dengan seluruh prosedur yang ada di perusahaan.
- Buat urutan langkah yang paling cocok dan logis.
Jenis-jenis Hutang
Menurut Kasmir, (2014:40) bahwa jenis-jenis Hutang adalah :
1. Hutang Jangka Pendek
Hutang jangka pendek merupakan hutang yang diharapkan akan dilunasi dalam waktu 1 tahun atau satu siklus operasi normal perusahaan dengan menggunakan sumber aktiva lancar atau dengan menimbulkan hutang jangka pendek yang baru. Siklus operasi periode waktu yang diperlukan antara akuisisi barang dan jasa yang terlibat dalam proses manufaktur serta realisasi kas akhir yang dihasilkan dari penjualan dan penagihan selanjutnya. Hutang jangka pendek meliputi :
- Hutang dagang atau account payable adalah jumlah uang yang masih harus dibayarkan kepada pemasok, karena perusahaan melakukan pembelian barang atau jasa.
- Hutang wesel adalah perjanjian tertulis untuk membayar sejumlah uang tertentu pada suatu tanggal tertentu di masa depan dan dapat berasal dari pembelian, pembiayaan, atau transaksi lainnya.
- Biaya yang harus dibayar adalah biaya-biaya yang sudah terjadi tetapi belum dilakukan pembayarannya.
- Hutang jangka panjang yang segera jatuh tempo adalah sebagian atau seluruh hutang jangka panjang, yang sudah menjadi hutang jangka pendek, karena harus segera dilakukan pembayarannya.
2. Hutang Jangka Panjang
Hutang jangka panjang merupakan pengorbanan manfaat yang “probable” dimasa yang akan datang, yang timbul dari kewajiban sekarang yang akan dilunasi dalam jangka waktu lebih dari siklus operasi atau satu tahun dan sumber-sumber untuk melunasi hutang jangka panjang adalah sumber yang bukan dari kelompok aktiva lancar. Hutang jangka panjang meliputi :
- Hutang Obligasi merupakan surat pengakuan hutang (dengan bunga) jangka panjang yang akan dibayar pada tanggal tertentu.
- Hipotik merupakan penggadaian kekayaan nyata tertentu untuk mendapatkan suatu pinjaman dengan beban bunga yang tetap. Kekayaan nyata didefinisikan sebagai real estate, gedung, dan lain-lain.
Pokok Permasalahan Akuntansi Hutang Usaha
Menurut Mulyadi (2014 : 88) terdapat 3 (tiga) masalah pokok akuntansi yang terkait, dan masalah yang terkait dengan Hutang tersebut adalah:
1. Pengakuan
Hutang usaha terjadi ketika adanya pembelian pada transaksi utama yang dilakukan secara tidak tunai yang akan dibayar dikemudian hari. Berikut adalah jurnal-jurnal yang terkait dengan penjualan kredit dan pengakuan piutang usaha:
Pada saat pengakuan pembelian
Pembelian xxx
Hutang Usaha xxx
PPN xxx
Pada saat pelunasan Hutang
Hutang Usaha xxx
Kas xxx
Lebih lanjut untuk mengetahui jumlah yang harus diakui dalam hutang bisa dilihat dari bukti dokumen seperti, faktur (invoice) dan dokumen penerimaan barang (receiving report). Hal ini disebabkan karena untuk menentukan jumlah yang diakui dalam hutang. Sedangkan biasanya di dalam suatu transaksi pembelian kreditur dapat diskon yang bisa mempengaruhi jumlah yang diakui hutang. Diskon itu sendiri terbagi menjadi 2 (dua) yaitu :
- Trade Discount (potongan perdagangan), yaitu potongan harga yang diberikan penjual kepada pembeli untuk menyembunyikan harga asli dari kompetitor. Biasanya dalam bentuk persentase (%).
- Cash Discount (potongan tunai), atau sering disebut juga Sales Discount (potongan penjualan), yaitu potongan harga yang diberikan jika pelunasannya dalam waktu yang dijanjikan. Seperti 2/10, n/30 yang artinya pembeli akan mendapatkan potongan harga 2% dari harga penjualan jika melunasi dalam waktu sepuluh (10) hari, dan waktu pelunasan paling lambat 30 hari setelah tanggal transaksi penjualan.
2. Penilaian
Menentukan nilai piutang usaha untuk dicatat di dalam aset merupakan hal yang penting karena ternyata tidak semua dari jumlah piutang usaha akan dapat tertagih. Sehingga untuk meminimalkan kesalahan pencatatan piutang usaha di dalam neraca, maka piutang usaha harus disajikan dengan nilai bersih yang dapat direalisir, yaitu jumlah piutang bruto dikurangi penyisihan piutang tak tertagih.
3. Berdasarkan analisis umur hutang.
Di dalam analisis umur hutang, semua hutang usaha dianalisis dan dikelompokkan menurut lamanya umur hutang tersebut beredar. Makin lama suatu hutang dibayarkan dan masih beredar, semakin besar kemungkinan perusahaan tidak dapat membayar hutang tersebut akibatnya perusahaan mengalami financial Distress.
4. Penyelesaian
Di dalam kejadian yang normal, hutang usaha diselesaikan dengan pelunasan kas dan penghapusan hutang usaha. Pada sebagian besar entitas bisnis hal ini dilakukan dengan membuat tagihan dan mengirimkan tagihan tersebut kepada customer yang akan dibayar dalam suatu tenggang waktu yang disebut termin kredit pembayaran.
Pengendalian Internal Hutang Usaha
Struktur pengendalian internal adalah kebijakan dan prosedur yang diterapkan untuk memperoleh keyakinan yang memadai bahwa tujuan satuan usaha yang spesifik akan dapat dicapai. Untuk kepentingan audit atas laporan keuangan, menurut Sanyoto (2010 : 257), struktur pengendalian internal satuan usaha terdiri dari 3 (tiga) unsur berikut ini:
- Lingkungan pengendalian merupakan pengaruh gabungan dari berbagai faktor dalam membentuk, memperkuat, atau memperlemah efektifitas kebijakan dan prosedur tertentu.
- Sistem akuntansi terdiri dari metode dan catatan yang diciptakan untuk mengidentifikasikan, menghimpun, menganalisis, mengelompokkan, mencatat, dan melaporkan transaksi satuan usaha dan untuk menyelenggarakan pertanggungjawaban aktiva dan kewajiban yang bersangkutan dengan transaksi tersebut.
- Prosedur pengendalian yaitu kebijakan dan prosedur sebagai tambahan terhadap lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi yang telah diciptakan oleh manajemen untuk memberikan keyakinan memadai bahwa tujuan tertentu satuan usaha akan tercapai.
Tujuan Pemeriksaan Atas Hutang Usaha
Tujuan pemeriksaan (Audit Objectives) hutang menurut Arens, et al., (2013:98) :
1. Untuk memeriksa apakah terdapat internal control yang cukup baik atas transaksi pembelian, dan pengeluaran kas, dengan ciri-ciri sebagai berikut :
- Adanya pemisahan tugas dan tanggung jawab yang melakukan Pengadaan barang, Pembelian, mengirimkan barang, melakukan penagihan, memberikan otorisasi atas pembelian kredit, membuat faktur pengakuan hutang dan melakukan pencatatan.
- Formulir yang digunakan bernomor urut tercetak (prenumbered).
- Digunakan price list (daftar harga jual).
- Diadakannya sub buku pembantu hutang atau kartu piutang
- Setiap akhir bulan dibuat aging schedule (analisa umur hutang), saldo hutang setiap pelanggan dibandingkan (di-reconcile) dengan saldo hutang menurut buku besar dan setiap pelanggan dikirim monthly statement of account.
- Uang kas, check atau giro yang diterima dari pelanggan harus disetor dalam jumlah seutuhnya (intact).
- Mutasi kredit (buku besar dan sub buku besar) yang berasal dari retur pembelian dan penghapusan harus diotorisasi oleh pejabat berwenang.
- Setiap pinjaman yang diberikan kepada pegawai, direksi, pemegang saham dan perusahaan afiliasi harus diotorisasi oleh pejabat perusahaan yang berwenang.
- Meyakinkan penilaian hutang usaha.
- Meyakinkan kelengkapan dokumen hutang usaha.
- Meyakinkan klasifikasi hutang usaha.
- Meyakinkan posting dan pengihktisaran hutang usaha.
Untuk memeriksa validity (keabsahan) dan authenticity (keotentikan) hutang :
(1) Validityà apakah hutang itu sah, masih berlaku (diakui oleh yang mempunyai utang).
(2) Authenticityà apakah hutang itu didukung oleh bukti yang otentik yang ditandatangi pelanggan.
Kebijakan Proses Invoive Supplier Menurut PT Kimia Farma Tbk
- Account Payable/Hutang usaha dicatat pada saat invoice diterima atau terima faktur.
- Supplier telah mengirimkan dokumen invoice beserta bukti-bukti pendukungnya seperti: Surat Tanda Terima Barang, Surat Jalan, faktur pajak, Purchase Order.
- Untuk Invoice dengan Purchase Order, maka purchase order diterima dari Purchasing Dept. setelah PO diterbitkan. Untuk Invoice Non purchase order, invoice dan dokumen pendukung diterima dari user.
- Jatuh tempo pembayaran diakui setelah invoice beserta bukti-bukti pendukungnya telah diterima dari supplier dan ada tanda terima faktur.
- Jumlah hutang yang tercatat harus berdasarkan bukti-bukti pendukung, untuk Invoice dengan purchase order maka harus disertai PO, Invoice, Faktur Pajak, Surat Tanda Terima Barang/Jasa/Good Receipt, Surat jalan/Delivery Order. Untuk Invoice Non PO bukti-bukti pendukung seperti, bon sementara.
