Pengertian Public Area Section, Tugas dan Tanggung Jawab Public Area Attendant

Pengertian Public Area Section

Public area berasal dari kata public dan area yang mempunyai arti masing-masing yaitu: public adalah umum dan area adalah area, kawasan, atau daerah. Jadi public area itu berarti area umum atau daerah umum, kawasan umum. Jadi area umum itu area yang dapat dilalui oleh siapa pun tanpa terkecuali.

Public area section adalah salah satu bagian yang berada dalam bagian tata graha yang menangani semua urusan mengenai kebersihan, kerapian, kelengkapan, kenyamanan, semua area umum yang berpengaruh terhadap ketertarikan tamu untuk memakai jasa di dalam hotel. Public area section sangat berpengaruh besar terhadap pemasukan dan operasional kerja di dalam hotel, karena dengan adanya seksi ini kebersihan area yang dilalui oleh tamu tetap terjaga, dan tetap membuat tamu yang datang menjadi senang dan dapat beristirahat dengan tenang.

Pengertian dari public area adalah bagian dari tata graha yang menangani kebersihan dan kerapian area-area umum hotel, kebersihan dan kerapian hotel yang banyak dikunjungi oleh tamu. Segala macam urusan kebersihan yang berada di kawasan umum di kerjakan oleh bagian public area, agar memberikan kesan bersih dan nyaman pada lingkungan hotel dan membuat tamu yang datang memiliki kesan yang baik terhadap hotel tersebut. Staf tata graha yang bekerja di public area akan disebut sebagai public area attendant.

Tugas dan Tanggung Jawab Public Area Attendant

Secara tugas dan tanggung jawab public area attendant dibedakan menjadi 3 berdasarkan shif kerja

Morning Shift

Bertangung jawab terhadap kebersihan dan pemeliharaan public area dan pelaksanaan kerja pada morning shift, menjalankan pelayanan tata graha yang nyaman dan menyenangkan terhadap tamu, sesuai dengan standar dan prosedur yang ditentukan. Jabaran tugas public area attendant yang bertugas morning shift, antara lain:

1. Melakukan handling over dengan night cleaner pada saat memulai kerja, dan handling over dengan public area attendant evening shift pada saat akan menyelesaikan tugas. 
2. Membersihkan standing ashtray di area lobby dan area umum lainnya. 
3. Melakukan dusting di tangga-tangga, furniture, pigura, perhiasan area umum. 
4. Membersihkan lantai dengan sweeping dan mopping. 
5. Membersihkan restaurant atau F&B outlet lain selepas waktu makan pagi dan siang sehingga tidak mengganggu tamu yang berkunjung.
6. Membersihkan kaca dan jendela di lobby, F&B outlet, pintu-pintu ruangan dan area lain.
7. Mengosongkan tempat sampah di area umum. 
8. Menjaga kondisi meeting room atau ruang banquet dalam keadaan bersih dan rapi, baik saat tidak digunakan, akan digunakan atau usai digunakan. 
9. Menjaga kondisi seluruh area umum bersih dan rapi. 
10. Melapor pada public area supervisor apabila adan kerusakan yang terjadi di area. 
11. Memeriksa kebersihan, kerapian dan kelengkapan peralatan keperluan.
12. Menghadiri program pelatihan (training program) yang diadakan secara rutin. 
13. Menghadiri briefing rutin setiap hari, baik pagi hari atau handing over sore hari, dan pertemuan berkala, baik mingguan atau bulanan yang diadakan supervisor atau housekeeper. 
14. Menjalankan prosedur keamanan, keselamatan, hygienis dan sanitasi baik untuk kepentingan tamu, orang lain dan diri sendiri. 
15. Menjalankan tugas khusus yang diberikan sesuai kebutuhan.

Evening Shift.

Public area attendant dengan evening shift bertanggung jawab terhadap kebersihan dan pemeliharaan public area dan pelaksanaan kerja pada evening shift menjalakan pelayanan tata graha yang nyaman dan menyenangkan terhadap tamu, sesuai dengan standar dan prosedur yang ditentukan. Karyawan ini memiliki jabaran tugas, sebagai berikut: 

1. Melakukan handling over dengan public area attendant morning shift pada saat akan memulai kerja.
2. Membersihkan standing ashtray  di area lobby dan area umum lainnya
3. Melakukan dusting di tangga-tangga, furniture, pigura, perhiasan area umum. 
4. Membersihkan lantai dengan sweeping dan mopping. 
5. Membersihkan restaurant atau F&B outlet lain selepas waktu makan pagi dan siang sehingga tidak mengganggu tamu yang berkunjung.
6. Memeriksa tempat-tempat sampah diarea umum dan mengosongkannya bilamana perlu.
7. Menjaga kondisi meeting room atau ruang banquet dalam keadaan bersih dan rapi, baik saat tidak digunakan, akan digunakan atau usai digunakan. 
8. Membersikan back office, executive office atau management office bila ruangan sudh tidak digunakan  atau selepas office hour .
9. Menjaga kondisi seluruh area umum bersih dan rapi. 
10. Melapor pada public area supervisor apabila adan kerusakan yang terjadi di area. 
11. Memeriksa kebersihan, kerapian dan kelengkapan peralatan keperluan.
12. Menghadiri program pelatihan (training program) yang diadakan secara rutin. 
13. Menghadiri briefing rutin setiap hari, baik pagi hari atau handling over sore hari, dan pertemuan berkala, baik mingguan atau bulanan yang diadakan supervisor atau housekeeper. 
14. Menjalankan prosedur keamanan, keselamatan, higienis dan sanitasi baik untuk kepentingan tamu, orang lain dan diri sendiri. 
15. Menjalankan tugas khusus yang diberikan sesuai kebutuhan.

Night Cleaner

Seorang night cleaner bertanggung jawab terhadap kebersihan public area pada night shift menjalakan pelayanan tata graha yang nyaman dan menyenangkan terhadap tamu, sesuai dengan standar dan prosedur yang ditentukan. Yang harus dilakukan seorang night cleaner, sebagai berikut:

1. Melakukan handling over dengan public area attendant evening shift pada saat akan memulai kerja, dan handling over dengan public area attendant morning shift pada saat akan menyelesaikan tugas.
2. Melakukan dusting di tangga-tangga, furniture, pigura, perhiasan area umum. 
3. Membersihkan lantai dengan sweeping dan mopping dan bila perlu menggunakan buffing machine.
4. Mengosongkan tempat sampah di area umum. 
5. Menjaga kondisi meeting room atau ruang banquet dalam keadaan bersih dan rapi, baik saat tidak digunakan, akan digunakan atau usai digunakan. 
6. Menjaga kondisi seluruh area umum bersih dan rapi, termasuk employee service area, seperti locker, koridor karyawan dan ruang parkir.
7. Melapor pada public area supervisor apabila ada kerusakan yang terjadi di area. 
8. Menjalankan program general cleaning, shampooing carpet, re-coating marbel floor, atau tugas yang disesuakan dengan kebutuhan.
9. Menghadiri program pelatihan (training program) yang diadakan secara rutin. 
10. 10) Menghadiri briefing rutin setiap hari, baik malam hari atau handling over pagi hari, dan pertemuan berkala, baik mingguan atau bulanan yang diadakan supervisor atau housekeeper. 
11. Menjalankan prosedur keamanan, keselamatan, higienis dan sanitasi baik untuk kepentingan tamu, orang lain dan diri sendiri. 
12. Menjalankan tugas khusus yang diberikan sesuai kebutuhan.

Penanganan Kebersihan Public Area 

Penangan kebersihan dimulai dari awal shift, bagi tugas, siapkan alat, lakukan pekerjaan, cek hasil, dan laporan. Hal ini dilakukan sebagai pedoman bagi petugas supaya mendapatkan hasil maksimal. 

Hal yang perlu diperhatikan:

1. Sebelum shift kerja, usahakan supervisior maupun housemen selalu membaca log book.
2. Housemen kembali membersikan peralatan kerja dan menyimpan ditempat yang telah ditentukan.
3. Housemen mengetahui bahan kimia yang digunakan menurut aturan.
4. General cleaning di public area dilakukan siang untuk area koridor dan malam untuk area meeting room dan restaurant. Hal ini dilakukan supaya tidak mengganggu aktivitas tamu.
5. Shampooing carpet dilakukan dilaksanakan pada sore hari jika tidak terlalu ramai, jika ramai dilakukan pada malam hari.
6. Kristalisasi dilakukan sesuai jadwal.
7. Pembersihan dan general cleaning restaurant sebaiknya berkoordinasi dengan FB Service.

Prosedur dilapangan terkait penanganan kebersihan public area:

Supervisior:

1. Memeriksa jadwal atau daftar nama petugas harian dan general cleaning  (housekeeping action plan).
2. Menentukan lokasi pekerjan sesuai dengan program kerja.
3. Memberikan informasi housemen tentang pengerjaan program harian dan general cleaning.
4. Koordinasi dengan departemen terkait.
5. Memeriksa hasil kerja menggunakan ceklis.
6. Membuat laporan.

Kondisi khusus:

1. Bila hasil pekerjaan tidak sesuai standar, supervisior meminta untuk membersihkan kembali kepada housemen.
2. Jika saat pengerjaan ditemui kerusakan maka laporkan ke supervisior untuk membuat work order.
3. Jika saat pengerjaan area ada tamu meminta bantuan, maka harus segera di bantu. Jika perlu, tingkalkan pekerjaan untuk sementra waktu dan menyimpan perlatan pada tempatnya.
4. Apabila saat pengerjaan ada pernintaan dari department lain yang sifatnya urgent dan tidak boleh ditunda maka langsung petugas membersihkannya.

Penanganan Pembersihan Restroom

Beberapa hal yang harus tersedia dalam rangka menjamin penanganan kebersihan dapat dilakukan secara optimal. Standar pelaksanaan public area sebagai pelaksana mencangkup standar alat, standar material, dan standar pengelolaan.

Peralatan standar yang dibutuhkan untuk membersihkan restroom:

1. Toilet bowl brush alat untuk membersikan toilet.
2. Window squeeze alat untuk membersihkan kaca.
3. Sponge alat untuk menyerep chemical yang akan dibersihkan.
4. Mop stick berfungsi untuk mengangkat kotoran yang bersifat menempel pada permukaan lantai.
5. Mop presser & bucket sebagai alat untuk memeras mop stick agar mop stick menjadi lembab.
6. Hand glove berfungsi untuk melindungi tangan agar tidak rusak saat sedang menggunakan chemical.
7. Cloth terdiri dari 3 warna, yaitu warna merah untuk membersikan toilet bowl, warna biru untuk membersihkan kaca, dan warna hijau untuk mendusting.
8. Aminities terdiri dari hand soap, tissue mulifold, dan tissue roll.

Standar material yang dibutuhkan pada saat ingin membersihkan restroom:

1. Toilet bowl cleaner yaitu obat pembersih yang berfungsi untuk membersihkan toilet bowl.
2. Glass cleaner yaitu obat pembersih yang berfungsi untuk membersihkan kaca. 
3. Air freshener yaitu obat pembersih yang berfungsi untuk menetralisir bau tidak sedap pada suatu ruangan.
4. Floor cleaner yaitu obat pembersih yang berfungsi untuk membersihkan kotoran pada lantai.

Standar pengelolaan atau prosedur kerja harus diperhatikan ketika membersihkan restroom:

1. Ketuk pintu mengucapkan salam.
2. Periksa, pastikan kebersihan, fungsi, dan kelengkapan fasilitas berdasarkan ceklis.
3. Lakukan flush pada toilet bowl.
4. Beri toilet bowl cleaner pada toilet bowl yang kotor.
5. Bersihkan tempat sampah.
6. Bersihkan wash basin dan pengering tangan. 
7. Cuci wash basin dan tabnya, keringkan wash basin.
8. Gosong urinoir menggunakan sponge.
9. Lakukan flush lagi dan bersikan bagian tepinya menggunakan cloth merah.
10. Bersihkan toilet bowl dengan menggunakan toilet bowl brush yang sebelumnya telah diberkan bahan kimia. Gunakan hand glove saat membersihkannya.
11. Keringkan bagian luar menggunakan damp cloth.
12. Siram floor drainage dengan air bersih atau bahan kimia lain supaya tidak bau.
13. Dusting seluruh bagian pintu dan mirror frame.
14. Gunakan wooden polis dan dust cloth untuk dusting.
15. Bersihan lantai restroom.
16. Lengkapi kekurangan toilet paper dan sanitary bag (untuk toilet wanita) dan hand soap.
17. Mopping lantai restroom, dimulai dari bagian yang terjauh dari pintu, masuk restroom kearah luar restroom.
18. Periksa ulang hasil pekerjaan. 
19. Tutup pintu sebelum meninggalkan restroom.

Melakukan pemeriksan restroom:

1. Ketuk pintu dan ucapkan salam.
2. Mengambil ceklis yang ada di public toilet.
3. Memeriksa dan memastikan kebersihan, fungsi, dan kelengapan fasilitas berdasarkan ceklis.
4. Isi dan tanda tangani ceklis berdasarkan hasil pemeriksaan.
5. Letakkan kembali ceklis ke tempat yang tersedia.
6. Tutup sebelum meninggalkan restroom.
7. Jika terdapat kerusakan, segera laporkan ke engineering melalui tata graha order taker.

Melakukan inspeksi ke restroom

Kegiatan ini dilakukan untuk memastikan semua restroom dalam keadaan bersih dan siap digunakan. Persiapan inspeksi restroom:

1. Menyiapkan peralatan yang dibutuhkan.
2. Lakukan pembersihan sesuai teknik yang dipelajari.
3. Siapkan ceklis dan alat tulis.
4. Catat setiap kekurangan dan kerusakan ceklis.
5. Informasikan semua kekurangan kepada houseman, diteruskan oleh engineering.
6. Lakukan pemeriksaan ulang untuk memastikan bahwa restroom dalam keadaan bersih dan siap digunakan. 
7. Membuat laporan di houseman logbook berdasarkan hasil inspeksi tentang kerusakan atau hal yang tidak berfungsi.
8. Logbook diperiksa dan di tandatangani oleh executive housekeeper atau assistant housekeeper. 
9. Catat informasi penting pada logbook untuk yang perlu ditidak lanjuti.
10. Laporkan segala kerusakan kepada engineering serta work order.

Sebelum membagi area tugas kepada staf, Excutive Housekeeper melakukan pemetaan area kerja. Pekerjaan ini mencakup beberapa area, misalnya mulai dari top floor, yang menjadi tanggung jawab houseman, koridor, Food and Beverage Outlet, Front of the House, sampai bagian paling belakang. Semua area yang dipetakan dibuat dalam public area ceklis. Sebagai alat bagi tata graha supervisior untuk memeriksa semua outlet public area.

Dari format ini, tingkat kebersihan, kerapian, dan beberapa masalah dapat terdeteksi dan terukur. Biasanya, hasil pemeriksaan bisa setiap hari tau setiap minggu sekali. Jadi evalusinya perminggu, maka akan ada 7 lembar for ceklis yang dinilai itu dievaluasi. Tingkat keberhasilannya dinalisis dan dibandingan dengan target yang direncanakan.